On ne sait pas à quel point la gestion des clés est un vrai casse-tête au sein des grandes entreprises. Manager plusieurs zones, plusieurs portes, et garantir l’harmonie de la société tout au long de la journée. Bref, ce n’est pas un jeu d’enfant, c’est pourquoi Geocontact vous conseille d’adopter une bonne méthode pour assurer une bonne gestion de ces accessoires qui remplissent de nombreuses fonctions dans l’entreprise. D’ailleurs, une clé est une pièce fondamentale, puisqu’en elle se repose avant tout la sécurité de la société.
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Pourquoi bien gérer les clés de son entreprise ?
D’une entreprise à une autre, le gérant est souvent confronté à la mauvaise gestion de ses clés. C’est parce que les clés sont des petits détails qui tiennent un rôle important dans la vie quotidienne de la société. D’ailleurs, plus la société est grande, plus le personnel est nombreux. D’où les possibilités de passage d’une clé d’un collaborateur à une autre a tendance à augmenter. La perte de ces accessoires devient alors inévitable sans la mise en place d’une organisation convenable.
Il est essentiel de connaître tous les mouvements de l’entreprise. Par exemple, qui a emprunté telle voiture de service à telle heure ? Quand le technicien de maintenance a-t-il pris les clés de l’armoire électrique ? Qui a emprunté le matériel de tournage ? Qui était en possession des clés de la salle de réunion ? Le concierge est en congé, qui va pouvoir délivrer les clés en son absence ? Etc. Une bonne maîtrise de la logistique conditionne principalement une bonne productivité au sein de l’établissement.
Les enjeux d’une mauvaise gestion des clés
Les risques d’une mauvaise gestion des clés sont énormes pour une entreprise, surtout avec un nombre élevé de personnel dont les tâches dépendent essentiellement de l’utilisation de ces accessoires. Cela peut découler de grandes failles en termes d’économies avec une baisse considérable de la productivité.
Il ne faut pas non plus oublier les failles de sécurité. En cas de perte ou vol de clés, des cambriolages ou des éventuelles intrusions ne sont pas à exclure des problématiques qui peuvent survenir.
Ainsi, des travaux de remplacement des serrures sont envisageables pour ce genre de situation. Par ailleurs, pour éviter tout désagrément, on peut faire appel à des professionnels dans la gestion des clés de l’entreprise. En effet, il existe des experts qui proposent des services d’organisation et de partage des clés pour les différents secteurs de la société (bureau, voitures de service, etc.).
Installer un système de gestion des clés
De nos jours, les armoires électriques connaissent un vrai succès au sein des entreprises. Ayant des tailles variées, pour accueillir toutes les clés qui servent à se déplacer dans l’entreprise, son mode d’emploi se fait par le biais d’une intelligence informatique ****qui fonctionne grâce à une connexion sur un serveur ou de manière autonome.
L’installation de ce type de dispositif ne procure que des avantages pour la société. Avec les différentes clés qui peuvent circuler dans la société, une clé inappropriée ou une perte de clé peut créer des désagréments, de l’insécurité ou encore des dépenses supplémentaires au sein de la société. Ainsi, il est mieux d’opter pour un système de gestion informatique ou intelligent.
Pour ce concept, il serait facile de définir différents types de profils utilisateurs avec un contrôle d’accès approprié pour chaque profil (scan des empreintes digital, badges, saisie de code, reconnaissance faciale, etc). Le dispositif assure la traçabilité des clés ainsi qu’une une meilleure visibilité des flux d’entrée et de sortie des accessoires.
Désignez une personne responsable de la gestion des clés
Tout d’abord, il est important de désigner une personne responsable de la gestion des clés. Cette personne aura la charge de gérer l’inventaire des clés, de délivrer les clés aux employés et de s’assurer que les clés sont rendues à la fin de chaque journée de travail. En désignant une personne responsable, vous vous assurez que les clés sont gérées de manière organisée et sécurisée.
Identifiez les personnes qui auront accès aux clés
Avant de désigner une personne responsable de la gestion des clés, il est important d’identifier les personnes qui auront accès aux clés. Il est conseillé de limiter le nombre de personnes ayant accès aux clés, afin de mieux contrôler leur utilisation.
Désignez une personne de confiance
La personne responsable de la gestion des clés doit être une personne de confiance. Cette personne sera chargée de gérer l’accès aux clés et de s’assurer qu’elles sont utilisées de manière appropriée.
Établissez des règles et des procédures claires
La personne responsable de la gestion des clés doit établir des règles et des procédures claires concernant l’utilisation et la distribution des clés. Ces règles et procédures doivent être communiquées à toutes les personnes ayant accès aux clés.
Suivez les procédures établies
La personne responsable de la gestion des clés doit suivre les procédures établies. Ces procédures doivent être suivies à la lettre afin de garantir une bonne gestion des clés et de prévenir la perte de clés.
